I. Podstawa prawna

Zgodnie z art. 65 ustawy Prawo o ruchu drogowym z dnia 20 czerwca 1997 r. (tekst jednolity Dz.U.2012.1137 z późn. zmianami) zawody sportowe, rajdy, wyścigi, zgromadzenia i inne imprezy, które powodują utrudnienie ruchu lub wymagają korzystania z drogi w sposób szczególny, mogą odbywać się pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa i porządku podczas trwania imprezy oraz uzyskania zezwolenia na jej przeprowadzenie.

Zgodnie z zarządzeniem nr 53/2025 Marszałka Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 14.03.2025 r. w sprawie procedury rozpatrywania wniosków dotyczących zarządzania ruchem na drogach i wykorzystania dróg wojewódzkich w sposób szczególny, obowiązki i zadania organu zarządzającego ruchem na drogach wojewódzkich pełni Biuro ds. Dróg Departamentu Infrastruktury i Geodezji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Zgodnie z art.16 pkt 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego (Dz. U. nr 29 z późn. zmianami), organizowanie procesji, pielgrzymek lub innych imprez o charakterze religijnym na drogach publicznych wymaga uzgodnienia, w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego, z właściwymi organami administracji rządowej lub samorządowej.

II. Złożenie wniosku

Zezwolenie wydaje się w drodze decyzji administracyjnej, na pisemny wniosek organizatora imprezy, do organu zarządzającego ruchem na drodze, na której odbywa się impreza.

Jeżeli impreza odbywa się na drogach podległych kilku organom – organem właściwym jest:

• w przypadku dróg różnych kategorii – organ zarządzający ruchem na drodze wyższej kategorii,
• w przypadku dróg tej samej kategorii – organ właściwy ze względu na miejsce rozpoczęcia imprezy.

Wniosek winien być złożony co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia.

Wniosek o wydanie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny powinien zawierać:

1. imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedzibę organizatora imprezy,
2. rodzaj i nazwę imprezy,
3. miejsce i datę rozpoczęcia oraz zakończenia imprezy,
4. przewidywaną liczbę uczestników imprezy,
5. wykaz osób reprezentujących organizatora w sprawach zabezpieczenia trasy lub miejsca imprezy,
6. podpis organizatora lub jego przedstawiciela.

Do wniosku należy dołączyć:

• szczegółowy regulamin imprezy określający zasady zachowania się uczestników imprezy,
• wykaz osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg i zabezpieczenie trasy,
• program imprezy,
• plan zabezpieczenia trasy lub miejsca imprezy, określony w art. 65a ust.3 pkt 3,
• zobowiązanie organizatora do przywrócenia do poprzedniego stanu pasa drogowego, a w przypadku uszkodzenia – do naprawienia lub pokrycia kosztów naprawy.

Organizator imprezy przesyła kopię wniosku wraz z wymaganymi dokumentami do właściwego ze względu na miejsce rozpoczęcia imprezy komendanta wojewódzkiego Policji.

III. Obowiązki organizatora

Zgodnie z art. 65a pkt 1 ww. ustawy organizator imprezy jest obowiązany zapewnić bezpieczeństwo osobom obecnym na imprezie oraz porządek podczas trwania imprezy, jak również:

1. uzgodnić z organami zarządzającymi ruchem na drogach przebieg trasy, na których ma się odbyć impreza,
2. współdziałać z Policją oraz, jeżeli impreza odbywa się w strefie nadgranicznej lub na drogach przyległych do tych terenów, ze Strażą Graniczną lub Żandarmerią Wojskową,
3. sporządzić plan określający sposoby zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas imprezy na terenie poszczególnych województw, obejmujący:
   • listę osób wchodzących w skład służby porządkowej,
   • pisemną instrukcję określającą zadania służb porządkowych, opracowaną w uzgodnieniu z Policją,
   • rodzaj i ilość środków technicznych oraz miejsce ich rozplakatowania,
   • rodzaje, zakres i sposób zabezpieczenia ratowniczego imprezy,
   • sposób oznaczenia miejsc niebezpiecznych dla uczestników imprezy,
   • rodzaje zezwoleń umożliwiających poruszanie się osób lub pojazdów w miejscach wyłączonych z ruchu publicznego,
   • sposób informowania o ograniczeniach w ruchu drogowym,
   • ustalić z Policją terminy wspólnych spotkań organizowanych w celu uzgodnienia spraw związanych z zabezpieczeniem imprezy,
   • uzgodnić z zarządcą drogi obszar wykorzystania pasa drogowego oraz sposób i termin przywrócenia go do stanu pierwotnego (Zarząd Dróg Wojewódzkich w Olsztynie),
   • powiadomić przedsiębiorstwa komunikacji publicznej o przewidywanym czasie występowania utrudnień w ruchu drogowym,
   • przekazywać do wiadomości publicznej informacje o utrudnieniach w ruchu wynikających z planowanej imprezy.

Informacje na temat wydawania zezwoleń na wykorzystanie dróg w sposób szczególny na drogach wojewódzkich województwa warmińsko-mazurskiego można uzyskać bezpośrednio w Biurze ds. Dróg Departamentu Infrastruktury i Geodezji (tel. 89 512-58-13 lub 89 512-58-13), bądź w Zespole ds. Inżynierii Ruchu Zarządu Dróg Wojewódzkich w Olsztynie (tel. 89 526-19-27).

IV. Miejsce złożenia dokumentów

Wniosek o wydanie zezwolenia na wykorzystanie drogi w sposób szczególny należy składać w Biurze ds. Dróg Departamentu Infrastruktury i Geodezji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego, ul. Głowackiego 17, 10-447 Olsztyn.

Dodatkowe informacje można uzyskać w Zespole ds. Inżynierii Ruchu Zarządu Dróg Wojewódzkich w Olsztynie (tel. 89 526-19-27)